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會議活動的要素與優化(一)

來源:西點會展網  發布時間:2015-4-30

會議活動究竟由哪些要素構成,專家學者與會務工作者并無一致的意見。特別是專家學者對此更是眾說紛紜,常見的有五要素說、六要素說、七要素說、八要素說等等。本文擬對會議活動構成要素及其結構優化問題作一些初步的探討。

筆者提出的這樣一種會議活動構成要素模式,是為了理清中說紛紜的會議活動構成要素的邏輯線索,既豐富會議管理理論,又方便于會議管理工作實踐與會議管理質量評估活動的開展。也就是說,這一模式的創立既有理論意義,也有實踐意義。

一、會議活動主體

會議活動主體包括會議籌辦主體、會議議事主體和會議工作主體3個部分。

(一)會議籌辦主體

會議籌辦主體包括主辦者、承辦者、支持單位、贊助單位、協辦單位、合作單位等。會議主辦者是會議活動的策劃者、組織者,其任務主要是根據會議的目標責任和規則,制定具體工作的會議籌辦方案并組織實施,為會議活動提供必要的場所、設施和服務,確保會議的順利進行;會議承辦者是指具體落實會議組織管理工作任務的機構或個人,接受會議主辦者的領導,向會議主辦者請示匯報工作;會議支持單位是指為會議的召開而給予全力支持的機構,這種機構對會議成效有著不可低估的影響;會議贊助單位是為會議的順利召開而提供人力、財力、物力支持的機構,它對會議的召開起到很大的作用,有時甚至能左右會議進程。

一般來說,只是在某些大型的會議籌辦和召開過程中,才有必要明確上述六種會議籌辦主體和需要他們之間的通力合作。黨政機關與企事業單位內部舉辦的小型會議,不必確定上述六種籌辦主體,往往根據會議工作的需要,明確一、二種會議籌辦主體即可滿足要求。

(二)會議議事主體

會議議事主體就是參加會議的正式成員,包括會議主持人,也包括會議秘書,但不包括在會場上的其他服務人員。會議議事主體有時間成為與會者、與會人員、會議代表、出席人員等。

1、 會議議事主體的確定

人們被召集來開會,是要花費一定時間和精力的,而實踐和精力在某種意義上說,就是效益,就是財富,只能創造,不能浪費。因此,從原則上講,會議組織者和領導者在確定參加會議的人員時,應做到:該參加的一個不少,不該參加的一個不多。該參加會議的人不到會,會影響會議議事的成效;不敢參加會議的人參加了會議,即使他白白浪費時間與經理甚至財力,又會增加會議成本。
具體地說,會議議事主體應具有必要性、重要性、合法性。

(1)必要性。這實質會議議事主體必須是與會議議題或會議內容直接有關的人員,也就是要符合會議確定的出席人員范圍。會議議事主體必須是有權了解會情、提出意見、表示態度、作出決定的人,或是能提供信息、深化討論、直接有助于會議達到預期效果的人。

(2)重要性。這里指的是,有的與會者雖與會議內容或會議議題沒有必然的、直接的關系,但卻有利于會議的進展或擴大會議效果的人員。這些人員通常是由會務工作機構臨時邀請的。

(3)合法性。這是指有些重要會議的會議議事主體,必須具有合法的身份和法定的資格。如:人民代表大會的與會者必須是依法選舉產生的各級人民代表;公司董事會或股東大會的與會者,必須是按照公司組織法和公司章程正式確定的董事或股東。

2、會議議事主體的構成

會議議事主體一般可以分為三種資格,他們的資格不同,其在回憶中的權利和義務也就不同:(1)正式代表(或稱正式成員)。既具有正式資格,有表決權、選舉權和發言權的會議成員,也是會議活動的主要成員。同時,正式代表也必須履行相關的義務。(2)特邀代表(或稱特邀成員)。即由會議主辦方根據會議的需要而專門邀請的成員。這類代表的地位比較特殊,其在回憶中的權利和義務,可有會議主辦者或會議的領導機構來確定。一般來說,特邀代表人數往往很少。(3)列席代表(或稱列席成員)。既不具有正式資格,但有一定的發言權,無表決權和選舉權的會議成員。是否需要列席代表參加會議,哪些對象應當作為列席代表,列席代表參加會議中的哪些活動,由獲益的領導者和組織者根據會議的實際需要來確定。列席代表的人數一般不超過正式代表。

有些會議組織者和領導者不注重會議議事主體的必要性、重要性和合法性,而只顧壯場面、求熱鬧,或是利用召集會議的機會,向上攀、拉關系,把許多無關的人作為特邀代表或列席代表拉到會議上,總成開幕式、閉幕式、拍照、宴請、發紀念品、參觀游覽是轟轟烈烈,而到了正式會議時,因為許多無關的人不到會,會場反而稀稀拉拉、冷冷清清。結果不僅造成了很大的浪費,甚而沖淡或干擾了會議的主題。這種做法是應該反對的。

3、 會議主持人的職能與產生

會議主持人的身份比較特殊,他有時往往既是會議議事主體又是會議工作人員。會議主持人是會議活動過程中的主持者和引導者,也往往是會議的組織者和召集者,對會議的正常開展和取得預期效果,起著領導和保證作用。

會議主持人通常由有經驗、有能力、懂行的人或者有相當地位、威望的人擔當。會議主持人的產生一般有兩種情況:一種是當然的會議主持人。是由其職務和地位,也就是有組織的章程或法規決定的。如單位的工作例會有單位領導人主持,黨組織的會議由黨的書記主持,董事會由董事長主持。會議主持人因故不能主持會議時,也可委托副職或其他相應的負責任主持會議。

另一種是臨時的會議主持人。比如,各種代表會議或幾個單位、幾個地區的聯席會議,則由代表們選舉或協商產生會議主持人。特別重大的會議則需要產生相應人數的主席團,由主席團成員集體或輪流主持會議。除了小型會議之外,大中型會議的主持人主持會議時,通常需要秘書長或秘書協助。
不同的會議議事主體對會議議題的影響是不同的,會議主持人、正式代表對會議議題的影響力大,特邀代表與列席代表對會議議題的影響力有限。

(二)會議工作主體

會議工作主體由會議工作人員與會議服務人員構成。

1、會議工作人員

會議工作人員是收回已組織機構的委托,負責辦理各項會議事物的人員。在小型會議的籌備和召開過程中,他們可按照會議主持人的安排,獨立承擔特定的會議工作任務。在大中型會議的籌辦和召開過程中,會議工作人員通常被編入會議工作機構的某一個部門并負責或參與某一項工作。由于工作需要,會議工作人員可以參加會議的一些活動,但在會議進行過程中,他們并不享有會議正式代表所具有的各項權利。

2、會議服務人員

會議服務人員是在會議場所為會議提供特定項目服務的人員,他們通常由承擔為會議服務的機構所指派。在會議進行過程中,會議服務人員按照約定的項目為會議提供現場服務和會議所需要的其他項目的服務,不參加會議的議事活動。

大中型會議組織過程中,需要較多的會議服務人員,而且會議服務人員的分工較細。在小型會議籌辦過程中,需要的會議服務人員較少,甚至不設專門的會議服務人員,他們的工作有會議工作人員承擔

編輯來源:西點會展網

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